Quando un’azienda gestisce una rete commerciale distribuita sul territorio, gli smartphone aziendali diventano veri e propri strumenti di lavoro. Chiamate, comunicazioni con clienti e sede centrale, navigazione, applicazioni aziendali e spostamenti fanno ormai parte dell’attività quotidiana di agenti e tecnici.
Con l’aumento del numero di dispositivi, tuttavia, diventa più difficile per l’azienda verificare che gli smartphone forniti al personale vengano utilizzati correttamente e avere una visione chiara delle attività operative svolte sul territorio.
È proprio questa l’esigenza con cui un’azienda dotata di una rete commerciale di circa 40 agenti si è rivolta a Endoacustica Europe.
L’obiettivo non era controllare indiscriminatamente i dipendenti, ma implementare un sistema centralizzato per la gestione e il monitoraggio degli smartphone aziendali, limitato alle esigenze operative e ai dispositivi di proprietà dell’azienda.
L’esigenza: gestire 40 smartphone utilizzati sul territorio
Gli agenti commerciali trascorrevano gran parte della giornata fuori sede, utilizzando smartphone Android forniti direttamente dall’azienda.
I dispositivi erano indispensabili per comunicare con la sede, contattare clienti e collaboratori e organizzare gli spostamenti durante la giornata lavorativa.
Con circa 40 smartphone contemporaneamente in uso, la direzione aveva però difficoltà ad avere una visione generale dell’attività dei dispositivi.
In particolare, l’azienda aveva la necessità di:
- verificare lo stato operativo degli smartphone;
- conoscere la posizione dei dispositivi durante l’orario di lavoro;
- consultare i principali dati relativi alle chiamate professionali;
- individuare eventuali anomalie nell’utilizzo dei telefoni;
- migliorare il coordinamento degli agenti presenti sul territorio.
Gestire manualmente queste informazioni sarebbe stato poco pratico. Era quindi necessario centralizzarle attraverso un unico sistema.
La soluzione: un sistema centralizzato di monitoraggio
Dopo aver analizzato le esigenze operative, è stata scelta una soluzione basata sull’installazione di una app di monitoraggio sui dispositivi Android aziendali.
Il sistema è stato configurato sui telefoni interessati e collegato a un pannello web remoto protetto.
In questo modo i dati autorizzati provenienti dai diversi smartphone potevano essere consultati da un ambiente centralizzato, senza dover accedere fisicamente a ciascun dispositivo ogni volta che fosse necessario effettuare una verifica.
L’utilizzo di un’unica dashboard ha inoltre semplificato notevolmente la gestione di una flotta composta da decine di smartphone.
Monitoraggio GPS durante l’attività lavorativa
Una delle funzioni principali richieste dall’azienda riguardava la localizzazione dei dispositivi.
Il monitoraggio GPS degli smartphone aziendali permetteva di verificare la posizione dei telefoni durante le attività sul territorio e di ricostruire, quando necessario, gli spostamenti effettuati.
Per una rete commerciale questa informazione può avere diversi utilizzi operativi.
Ad esempio, consente di comprendere quali agenti si trovano più vicini a una determinata zona, coordinare meglio visite e interventi e verificare eventuali anomalie rispetto alla pianificazione della giornata.
La geolocalizzazione non era quindi considerata come una funzione isolata, ma come uno strumento per ottenere una rappresentazione più completa delle attività svolte sul territorio.
Stato dello smartphone e verifica dell’operatività
Oltre alla posizione GPS, l’azienda aveva la necessità di verificare se gli smartphone assegnati agli agenti fossero accesi, connessi e regolarmente operativi durante l’orario di lavoro.
Attraverso il pannello remoto è possibile controllare lo stato dei dispositivi e verificare quando uno smartphone smette di comunicare con il sistema. Questo permette, ad esempio, di individuare un telefono spento, non connesso alla rete o che non trasmette più i dati previsti.
Per una rete composta da circa 40 agenti, questa funzione consente di individuare rapidamente eventuali anomalie senza dover contattare ogni singolo utilizzatore per verificare manualmente lo stato del telefono.
In questo modo l’azienda può avere una visione immediata dei dispositivi effettivamente operativi e intervenire quando uno smartphone risulta inattivo o presenta un comportamento diverso da quello previsto.
Controllo dei log delle chiamate
Gli smartphone erano utilizzati dagli agenti anche per le comunicazioni professionali.
Per questo motivo il sistema prevedeva la possibilità di consultare i log delle chiamate, secondo la configurazione e le autorizzazioni definite dall’azienda.
I log consentono di visualizzare informazioni come chiamate effettuate e ricevute, data, ora e durata della comunicazione.
Questi dati possono essere utili soprattutto quando il telefono aziendale viene utilizzato come principale strumento di contatto con clienti, collaboratori e sede centrale.
L’obiettivo del progetto non era però registrare indiscriminatamente le conversazioni, ma fornire all’azienda informazioni operative sull’utilizzo dei dispositivi.
Un unico pannello per controllare l’intera flotta
Uno degli aspetti più importanti del progetto è stato proprio il passaggio da una gestione frammentata dei singoli telefoni a una gestione centralizzata degli smartphone aziendali.
Attraverso il pannello remoto, il personale autorizzato poteva accedere alle informazioni disponibili senza dover recuperare fisicamente i telefoni degli agenti.
Questo approccio diventa particolarmente utile quando il numero di dispositivi aumenta.
Con 5 smartphone è ancora possibile effettuare molte verifiche manualmente. Con 40, 100 o più dispositivi, la centralizzazione diventa invece fondamentale per mantenere il sistema gestibile.
I risultati ottenuti
Dopo l’implementazione della soluzione, l’azienda ha ottenuto una maggiore visibilità sull’utilizzo operativo della propria flotta di smartphone.
La possibilità di consultare da un unico ambiente posizione GPS, stato dei dispositivi e dati relativi alle chiamate ha reso più semplice individuare eventuali situazioni fuori dallo standard.
Il sistema ha inoltre migliorato il coordinamento degli agenti sul territorio, offrendo alla direzione informazioni utili per comprendere meglio la distribuzione delle attività durante la giornata.
Il risultato principale non è stato quindi semplicemente un maggiore “controllo”, ma una gestione più organizzata dei dispositivi mobili aziendali e delle attività operative collegate.
Monitoraggio aziendale e tutela della privacy
L’utilizzo di tecnologie di monitoraggio in ambito lavorativo richiede particolare attenzione agli aspetti normativi e alla protezione dei dati personali.
La presenza di uno smartphone di proprietà dell’azienda non significa infatti che qualsiasi forma di monitoraggio possa essere effettuata senza limiti.
Finalità, modalità, dati raccolti, tempi di conservazione, informazione ai lavoratori e soggetti autorizzati all’accesso devono essere valutati in relazione alla normativa applicabile, compreso il GDPR e, in Italia, le disposizioni che regolano i controlli a distanza dei lavoratori.
Per questo motivo un progetto professionale dovrebbe essere configurato secondo il principio di proporzionalità: raccogliere soltanto le informazioni realmente necessarie per lo scopo aziendale dichiarato.
Nel caso descritto, l’obiettivo era circoscritto alla gestione dei dispositivi aziendali e al controllo delle attività operative previste durante il lavoro.
Non solo controllo: una migliore gestione della mobilità aziendale
Il caso della rete commerciale composta da circa 40 agenti mostra come le tecnologie di monitoraggio degli smartphone possano avere applicazioni molto diverse dal semplice controllo di un singolo telefono.
Quando vengono utilizzate in un contesto aziendale correttamente regolamentato, possono diventare strumenti per la gestione della mobilità del personale, il coordinamento delle attività e la supervisione di una flotta di dispositivi distribuita sul territorio.
La tecnologia utilizzata deve però essere scelta e configurata in funzione dell’organizzazione.
Numero di smartphone, sistema operativo, informazioni necessarie, frequenza degli spostamenti e modalità di utilizzo dei dispositivi sono tutti elementi da valutare prima dell’installazione.
Endoacustica Europe può configurare soluzioni di monitoraggio per smartphone Android aziendali adattando le funzioni disponibili alle specifiche esigenze operative, dalla gestione di pochi dispositivi fino a flotte più numerose.